Base de connaissances / Knowledge base

Ce document est le mode d'emploi pour nos clients qui doivent éditer et configurer leurs listes.

Manuel d'utilisation de sympa (6.0)

Interface web
- Se rendre sur la page
- Se logguer
- Choisir une liste
- Homepage "administration"
- Liste des abonnés
- Définition de la liste
- Diffusion / Réception
- Privilèges
- Archives
- Modérer
- Personnaliser
- Gérer les archives
- Erreurs
Publication
Flux RSS
Epilogue

 

Interface web

Se rendre sur la page

Il convient tout d'abord de se rendre sur le site d'administration du gestionnaire. Son adresse est http://sympas.sysco.ch/wws ou, si nous avons mis en place un hôte virtuel au nom de votre domaine, http://newsletter.votredomaine.ch/

Une fois arrivé, vous verrez cet écran (cliquez dessus pour le voir en grand):

Se logguer

Entrez votre adresse email et votre mot de passe puis validez.

Vous arriverez sur l'écran suivant:

Cliquez alors sur Liste des listes.

Choisir une liste

Vous voilà sur cet écran:

Si vous gérez plusieures listes, vous pouvez ensuite choisir laquelle vous voulez éditer. Dans tous les cas, cliquez sur admin de la liste à éditer.

Homepage administration

Vous voici sur cet écran:

Sur la gauche, vous trouvez des informations sur la liste (Nombre d'abonnés, propriétaire, modérateur(s), taux d'adresses en erreur et nombre de messages à modérer). On y voit aussi les options de l'abonné (vous), un lien de désabonnement et un lien vers un formulaire pour poster; tous trois peu utiles ici. Plus intéressants, l'archive et la liste des abonnés: nous y reviendrons.

Mais restons pour l'instant dans la partie d'administration de la liste. À gauche, cliquez sur Voir les abonnés

Liste des abonnés

Depuis cette page, on peut:

• Ajouter un abonné: mettre son adresse dans le champs Ajouter un utilisateur, à côté du bouton Ajouter, mettre une croix dans la case sans prévenir si on ne veut pas que la personne reçoivent un mail d'avertissement et cliquer sur le bouton 'Ajouter'.
• Faire des abonnements par lots pour ajouter plusieurs abonnés en une seule fois. Une fois sur la page, on mettra une adresse email par ligne, éventuellement suivie d'un nom. Ici aussi, on cochera la case 'sans prévenir' si besoin est.
• Voir les abonnements en attente, c'est-à-dire ceux qui se sont inscrits mais qui n'ont pas confirmé leur inscription par mail.
• Le rappel des abonnements sert à envoyer un mail à chaque abonné pour lui rappeler qu'il est abonné; pas très utile.
• Recherche permet de voir si une adresse est abonnée
• Désabonner des gens, en cochant la case à gauche de leur adresse email, puis en faisant désabonner les adresses sélectionnées. Une fois encore, on cochera sans prévenir si besoin.

Cliquez ensuite sur Configurer la liste, vous aurez ensuite les liens supplémentaires suivants:

Configurer la liste

Les liens de configuration

Définition de la liste

Note: pour chaque changement fait sur ces pages, il faut ensuite cliquer le bouton mise à jour en bas de page pour que les changements soient pris en compte.

Ici:

• Objet de la liste, c'est une description courte de la liste.
• Visibilité de la liste est à laisser sur liste cachée sauf aux abonnés. De cette manière la liste n'est pas visible depuis la page web si on a pas le bon accès (email + mot de passe).
• Adresse email du propriétaire est généralement à laisser telle que configurée par défaut. En cas de doute, demander à SysCo.
• Modérateurs c'est l'adresse email de la (ou des, il peut y en avoir plusieurs) personne qui recevra les mails envoyés à la liste. C'est lui (ou l'un d'entre eux) qui décidera de la distribution d'un mail aux abonnés ou de son effacement (par exemple si c'est du spam).
• Nous n'utilisons pas la source de données externes
• La catégorie de la liste ne devrait pas être modifiée
• En bas de page, on peut choisir la langue de la liste: les mails de demande de confirmation et autres seront dans la langue choisie.

Diffusion/Réception

• Il est conseillé de laisser qui peut diffuser des message sur Modérée même pour le modérateur. De cette manière, tout mail adressé aux abonnés devra être confirmé par le modérateur, même un qui aurait l'adresse du propriétaire comme From:. Ceci pour éviter de spammer vos abonnés
• Périodicité des compilations permet de dire quels jours et à quelle heure doivent partir les envois 'digest', pour les personnes ayant choisi de ne pas recevoir chaque mail mais un mail de temps en temps contenant les envois sur la période choisie. Probablement pas très utilisé.
• En remplissant adresse de réponse, les abonnés qui répondraient à un mail de la liste répondraient à l'adresse indiquée ici et non à la personne ayant envoyé le message original. Utile surtout dans les newsletter afin de rediriger les réponses vers l'adresse info@notre_entreprise plutôt qu'au collaborateur ayant envoyé la newsletter.
• Enfin, marquage du sujet des message permet d'ajouter un mot au sujet (ou objet) de tous les mails envoyés sur la liste. Par exemple, si l'on envoie un mail ayant pour sujet 'Nos action du mois de mai', et que l'on a mi maliste dans ce champs, le sujet du mail distribué aux abonnés serait '[maliste] Nos actions du mois de mai'. Ceci peut rendre service à celles et ceux qui utilisent des filtres et des dossiers pour classer leurs mails automatiquement.

Droits d'accès

• Qui peut s'abonner et Qui peut se désabonner sont à laisser sur (auth) de sorte que pour s'abonner ou se désabonner, un mail de confirmation est est demandé à la personne. On ne peut ainsi pas (dés)abonner quelqu'un sans son consentement.
• Qui a accès à la liste des abonnés doit être sur (owner) afin de protéger la sphère privée des abonnés et de ne pas fournir leurs adresses à des spammeurs.
• Nous n'utilisons pas le partage de documents.

Archives

Le droit d'accès aux archives web est généralement sur (public) voire (private).

Les onglets Gestion des erreurs, Sources de données et Divers n'appellent pas de commentaires particuliers; leurs valeurs sont à laisser telles que configurées.

Personnaliser

Ici, on peut personnaliser les textes des mails-types envoyés. Veillez en tout cas à avoir un lien de désabonnement (comme: mailto:maliste-unsubscribe@sympa.sysco.ch ou mailto:maliste-unsubscribe@newsletter.mondomaine.ch) dans le texte attachement de fin de message afin que vos abonnés sachent tout le temps comment se désabonner de votre liste:

Gérer les archives

Depuis cette page, vous pouvez télécharger et/ou effacer un ou plusieurs mois d'archive de votre liste.

Erreurs

Par 'erreur' on entend l'adresse email (d'un abonné) qui a rejeté au moins une fois le mail de la liste. Soit parce que l'adresse n'existe plus, soit par ce qu'elle ne peut plus recevoir de mails temporairement, etc. Notre outil reçoit lui-même les notification d'erreurs et vous permet trois actions:

• Ne rien faire. Si seul le dernier envoi à une adresse a généré une erreur, peut-être cela ira-t-il mieux la prochaine fois?
• Annuler les erreurs pour les abonnés sélectionnés remet à zéro le compteur d'erreur pour cette (ces) adresse(s); utile si un problème a été résolu chez le destinataire.
• Supprimer les adresses sélectionnées désabonne la (les) adresse(s). Avec effet immédiat et sans confirmation si on a coché la case sans prévenir.

Dans la pratique, on envisagera plutôt de ne rien faire, le système effaçant l'adresse après un nombre conséquent d'erreurs répétées.

Modérer

Ici vous pouvez choisir une action pour chaque message reçu par la liste, avant qu'il ne soit distribué aux abonnés. Cela permet notamment d'éviter que des spam ne soit distribués aux abonnés. Cochez le(s) message(s) sur le(s)quel(s) vous voulez faire une action, puis cliquez sur le bouton:

• distribuer si vous voulez distribuer ce(s) message(s) aux abonnés (Typiquement si c'est un message que vous avez envoyé)
• rejeter sans prévenir l'auteur si vous voulez effacer ce(s) mail(s) sans en avertir l'expéditeur (option pour le spam, comme dans notre exemple, notamment)
• rejeter si vous voulez effacer ce(s) mail(s) et envoyer un avertissement à l'expéditeur

Cela peut également être fait en envoyant un mail, après avoir reçu un mail de demande de modération.

Publication

Pour envoyer un message aux abonnés, il suffit d'envoyer un mail à l'adresse de la liste (Ex: maliste@sympa.sysco.ch ou maliste@newsletter.mondomaine.ch). Votre mail peut contenir des fichiers attachés (texte HTML, pdf, etc) mais prenez garde à ce que la taille du mail ne dépasse pas la taille permise (100ko). Il est également possible d'envoyer un message aux abonnés depuis l'interface web, mais cette possibilité n'est pas aussi flexible que l'envoi de mail; nous vous encourageons à ne pas l'utiliser et à ne vous adresser à vos abonnés que via des mails que vous envoyez depuis votre programme de mail usuel ou depuis notre outil EMHN (Voir article apparenté)

Flux RSS

Les messages des listes sont également disponibles en RSS: chaque message est alors une entrée avec un lien menant sur la page du message dans les archives. L'URL du flux se construit sur cet exemple: http://sympas.sysco.ch/wws/rss/latest_arc/exemple?count=20&for=10; remplacez simplement exemple par le nom de votre liste. Pour afiner, sachez encore que count détermine le nombre maximum d'entrées du flux et for le nombre de jours passés à prendre en compte (maximum 29 jours). Par exemple, s'il y a eu que 5 messages les 20 derniers jours, l'URL précédente ne donnera que 5 entrées car le nombre de jours l'emporte sur le nombre d'entrées. Cet URL est également disponible sur votre page d'administration: à droite, sous le lien RSS.

Épilogue

Voilà, ce petit tour de Sympa, notre gestionnaire de listes est terminé. Les pages et options dont il n'est pas fait mention doivent normalement rester telles que définies par défaut. Nous consulter au besoin.

Pour de plus amples information, n'hésitez pas à nous contacter: hosting@sysco.ch.